Processos na secretaria escolar: Evite falhas com otimização

Quando refletimos sobre a qualidade da educação, nossa mente tende a nos levar direto para as salas de aula e pensar na competência dos educadores. No entanto, independente da qualificação dos professores, a instituição não funciona sem uma gestão escolar eficiente. A secretaria atua como o cérebro da escola, planejando e organizando atividades como gestão dos funcionários, comunicação entre pais e instituição, decisão dos horários de aula, gestão financeira e de documentos dos alunos, além de acompanhar o desempenho escolar.

Uma administração falha ou desatualizada pode minar a reputação da escola mesmo tendo excelentes professores. Por isso, substituir o improviso por organização é o primeiro passo na manutenção da credibilidade da instituição.

Diagnosticando os problemas, onde a engrenagem trava?

A primeira etapa para melhorar os processos administrativos de uma escola é a identificação de gargalos nas atividades, para isso deve-se entender como as coisas funcionam na administração por meio de um mapeamento de processos. Esta ferramenta consiste na representação visual do fluxo de trabalho e organização das rotinas, como matrículas, emissão de documentos e registros acadêmicos. Com o workflow definido, a escola evita problemas como perda de documentos e informações e retrabalhos. Para estruturar sua instituição, confira nosso serviço de Mapeamento e Otimização de Processos.

Principais problemas enfrentados na gestão escolar

Segundo o INEP, os principais problemas enfrentados por escolas brasileiras são a falta de tecnologias básicas, o que faz com que as secretarias fiquem cheias de documentos físicos e planilhas soltas sem que estas tenham uma relação clara entre si. Isso prejudica a organização do ambiente e a qualidade do trabalho exercido naquele setor. Além disso, outro problema comum que foi apontado é a alta rotatividade dos cargos administrativos, atrapalhando a continuidade de projetos e processos pensados em gestões anteriores, gerando um ciclo de ineficiência. Com os principais problemas identificados deve-se criar um plano de melhoria e solução destes pontos.

Ciclo de Deming (PDCA)

Para transformar a cultura organizacional da escola visando a melhoria constante, deve-se focar nas quatro etapas do ciclo de Deming.

A primeira etapa seria identificar os problemas e estabelecer planos de ação a fim de resolvê-los. Assumindo os pontos apontados pelo INEP como principais gargalos, o plano de ação deve incluir a definição clara das tarefas que cada funcionário ou equipe deve executar e para a solução do problema citado acima deve se pensar na transição do físico para o digital, de modo a centralizar os diversos dados importantes para a administração de uma escola. Após executar o que foi pensado na etapa anterior, é importante verificar se o que foi implementado está de fato trazendo resultados positivos. Essa análise pode ser feita com a definição de indicadores de desempenho.

Por fim, se houver falhas no que foi aplicado estas devem ser corrigidas, se as análises forem positivas deve-se partir para a padronização do que foi implementado. Assim, mitigando o problema que a alta rotatividade causa. Ao implementar uma padronização por meio de manuais e procedimentos claros, o conhecimento não é perdido com a saída de um ou mais funcionários. Assim, mesmo com uma rotatividade alta, a melhoria dos processos não é perdida e a qualidade do trabalho se mantém constante. Para obter suporte nesta etapa, veja como elaborar um Plano Organizacional.

Garantindo credibilidade e eficiência

Investir na gestão escolar não é apenas um capricho, é melhorar a experiência dos alunos, famílias e funcionários da instituição ao reduzir riscos operacionais como perda de registros importantes e melhorar a produtividade da equipe ao organizar as rotinas administrativas. Ao substituir o “sempre fizemos assim” por processos e melhorias realizadas por ferramentas de gestão validadas a escola garante a qualidade na educação sem se preocupar em apagar incêndios administrativos.

Gostou deste conteúdo? Convidamos você a acessar nossos outros artigos ou entrar em contato para conhecer nossos serviços.